El proceso cambia. La solución necesita seguimiento.
Después del lanzamiento pueden cambiar los datos, las herramientas y la forma de trabajar. Revisamos cómo afectan esos cambios al funcionamiento de la solución.
- Aparecen casos que no estaban previstos Nuevos documentos, solicitudes o excepciones necesitan revisión.
- Cambian las fuentes o los sistemas Un permiso, una conexión o una estructura de información puede dejar de funcionar como antes.
- El uso modifica el consumo Más solicitudes o tareas distintas pueden cambiar el costo tecnológico y los tiempos de respuesta.
- Las reglas del negocio evolucionan Nuevas condiciones requieren evaluar y probar ajustes antes de aplicarlos.
Un alcance claro para operar la solución
Acordamos qué se revisa, con qué frecuencia y quién debe intervenir. El acompañamiento puede aplicarse a automatizaciones, agentes, integraciones o funcionalidades con IA.
La frecuencia, los canales, los horarios de atención y los compromisos de respuesta se establecen en la propuesta.
- Seguimiento del funcionamiento Revisión de ejecuciones, tareas completadas y señales de falla disponibles en los sistemas.
- Revisión de excepciones Análisis de casos que requieren intervención para identificar causas y prioridades.
- Evaluación de resultados Comparación con la medición inicial y los indicadores acordados.
- Control del consumo Revisión de uso y costos tecnológicos, con alertas o límites cuando las herramientas lo permitan y se hayan configurado.
- Ajustes dentro del alcance Cambios acordados en reglas, configuraciones o fuentes, con pruebas antes de aplicarlos.
- Informe y prioridades Resumen del periodo, incidencias, cambios realizados y próximos pasos.
Cuando algo falla, debe estar claro qué hacer
No todas las incidencias se detectan de forma automática. Una parte llega por el equipo que utiliza la solución, y cada etapa tiene un responsable.
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Registrar y dimensionar
Identificamos qué ocurrió, qué parte del proceso está afectada y cuál es su impacto.
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Contener cuando sea necesario
Según los procedimientos y permisos acordados, se puede detener una acción, derivar el trabajo al equipo o utilizar una alternativa prevista.
Decide una persona -
Corregir y probar
Revisamos la causa y comprobamos la corrección antes de reactivar o modificar el funcionamiento.
Autoriza el responsable -
Documentar y dar seguimiento
Registramos lo realizado y evaluamos si hacen falta cambios para reducir la repetición del problema.
Algunas incidencias dependen de proveedores externos. Definimos cómo se comunican y qué alternativas están disponibles en cada caso.
Mejorar también implica controlar los cambios
Antes de modificar la solución, revisamos el impacto y determinamos si el cambio está incluido en el acuerdo o requiere una ampliación.
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Según condiciones contratadas
Incidencias
Restablecer un comportamiento acordado que ha dejado de funcionar, según las condiciones contratadas.
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Dentro del alcance
Ajustes incluidos
Cambios delimitados en reglas, configuraciones o contenidos contemplados en el alcance.
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Requiere acuerdo adicional
Nuevas necesidades
Funcionalidades, canales, integraciones o modificaciones importantes que requieren estimación y acuerdo adicional.
Los cambios relevantes se prueban antes de aplicarse. Cuando corresponde, se define cómo volver a la versión anterior si el resultado no es el esperado.
Una revisión que permita tomar decisiones
El informe reúne lo ocurrido durante el periodo y lo compara con los objetivos acordados. La información disponible depende de las herramientas y del seguimiento implementado.
La periodicidad se acuerda en el servicio. Las nuevas propuestas de mejora no se implementan automáticamente.
- Funcionamiento
- Volumen de tareas, ejecuciones completadas y excepciones.
- Calidad
- Errores detectados, correcciones y casos que necesitaron revisión humana.
- Resultado del proceso
- Indicadores relevantes como tiempo por caso, trabajo manual o cumplimiento de plazos.
- Consumo tecnológico
- Uso y costos de los servicios incluidos en la revisión.
- Cambios y próximos pasos
- Ajustes realizados, asuntos pendientes y mejoras propuestas.
Responsables definidos a ambos lados
Sinpiloto
- Realiza las actividades de seguimiento contratadas.
- Analiza incidencias y propone acciones.
- Ejecuta los cambios autorizados dentro del alcance.
- Documenta resultados y comunica dependencias.
Su empresa
- Designa un responsable del proceso.
- Comunica cambios en reglas, sistemas y necesidades.
- Mantiene los accesos y la información bajo su responsabilidad.
- Atiende las decisiones y aprobaciones que le corresponden.
Las responsabilidades se ajustan a cada solución y quedan acordadas antes de comenzar.
Antes de acordar la operación
¿La operación está incluida en la implementación?
La propuesta debe indicar cómo se organiza la puesta en marcha y qué acompañamiento posterior se contrata. La implementación y la operación se presentan con sus alcances y costos identificados.
¿Incluye atención las 24 horas?
Los horarios, canales y compromisos de respuesta se acuerdan según la necesidad y las condiciones del servicio. No debe asumirse atención permanente.
¿Pueden operar una solución desarrollada por otro proveedor?
Podemos evaluar esa posibilidad. Primero revisamos documentación, accesos, arquitectura y condiciones de terceros para determinar si podemos asumir un alcance concreto.
¿Las nuevas funcionalidades están incluidas?
No de forma automática. Los ajustes incluidos se delimitan en el acuerdo. Las ampliaciones requieren revisar esfuerzo, costo y efecto sobre la solución.
¿El consumo tecnológico forma parte de la tarifa?
La propuesta debe distinguir el servicio de operación de los consumos de modelos, infraestructura, mensajería u otros proveedores, e indicar cómo se facturan.
Definamos cómo acompañar su solución
En una conversación inicial de aproximadamente 30 minutos revisamos qué solución necesita operar, qué dificultades presenta y qué seguimiento existe hoy. Con esa información, definimos el siguiente paso para evaluar el alcance.